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三步骤把脉组织的知识管理

至今仍有不少审核员同行对如何审核“组织知识管理”摸不着头绪,面对被审方“请问老师这方面你想看什么资料”的灵魂拷问时常常不知所措。

我曾经在任职的机构里专门开过一次课讲如何审核知识管理。今天再进一步提炼下,总结出三步骤,拿来把脉知识管理审核,看看好不好用。

第一步,审核员要搞清楚这个组织的知识范畴。知识是经验、是教训、是领悟、是新的理念、要求,是他人的高明之处、前人血和泪的结晶、别人珍视或赖以生存的资产。既然知识是资产,那,什么样知识算是组织的知识?答案是,对组织有用的、组织需要的知识。如何快速确定某一组织的知识范畴?介绍两个妙招。一招用于鉴别内部知识,尝试着对关键流程(Critical Process)提问,摸清当中掌握关键知识的人和做事的最优方法。另一招用于鉴别外部知识,四个摸清,摸清客户在干什么、摸清同行在干什么、摸清供应商在干什么,还有摸清政府在干什么。通过这些方式方法可以确定组织知识的范畴,基本确定一个知识清单。对于自身知识范畴都没搞清楚的组织,审核时得好好敲打敲打。

接下来要做的第二步,就是去获取这些知识。获取知识的目的是不让知识流失,并借助已有的知识指导组织少走弯路或避免犯同样的错(所谓让知识产生价值)。知识就摆在那儿,你不去获取它,就是白白地浪费。所以,审核时需要确定组织是否获取到了所需的知识。提供几条简单快捷的审核思路。一是打听最近组织的失败或成功的案例,问组织如何从当中去学习经验并使之更加成功。二是探究不合格的改善,经验证后的有效措施有没有被及时固化。三是看看文件化信息(如作业指导书、程序文件等)里是否及时更新加入了最佳实践。

最后一步,验证知识分享是否做到位。知识管理战略意义在于善用知识资产改善组织绩效,缔造组织的核心竞争力。所以,知识需要被分享。分享一靠人,二靠平台。最直观的就是去看内部培训,看看那些技术课题培训都是谁在讲,教材深度如何,就能基本断定分享的水平了。或者审核时留意下现场的公告栏,也能找到分享的影子。如果企业有定期的分享会、成果发表会等这样的活动,可以找参与的人去问体验。此外,审核高手会去评估新人岗前培训教材的质量。高水平的企业,会建立知识地图,给到新人,哪方面有问题,知道该去问谁,一目了然。

有了这以上三步,基本上把脉一个组织的知识管理水平,足够了。

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